Kontrolpakke

Der er blevet vedtaget en kontrolpakke d. 12. maj 2020. Der er dermed sket ændringer i selskabs- og virksomhedslovgivningen ift. udarbejdelse og opbevarings af selskabsdokumenter.  I samme ombæring har Erhvervsstyrelsen fået flere kontrolbeføjelser.

Selskabsdokumenter

Definitionen på selskabsdokumenter jf. §5 nr. 30 i selskabsloven lyder ” De dokumenter og bilag, som et kapitalselskab er forpligtet til at lade udarbejde i henhold til denne lov eller regler fastsat i medfør heraf.”

Selskabsdokumenter kunne eksempelvis være stiftelsesdokumenter, vedtægter, generalforsamlingsprotokollater, vurderingsberetninger med flere.

Opbevaringspligt

Selskabsdokumenter og bilag skal opbevares i 5 år fra udgangen af regnskabsåret, som dokumentet vedrører. Det er direktionens ansvar at disse dokumenter opbevares, men bestyrelsen har ansvar for at kontrollere at opbevaringen sker på en tilfredsstillende måde.

Det kræves, at opbevaringen sker på betryggende vis, hvilket betyder, at der i rimeligt omfang beskyttes mod tyveri, brand eller anden utilsigtet bortskaffelse eller ødelæggelse.

Hvis man vælger at opbevare selskabsdokumenterne elektronisk, kræves det, at der løbende tages backup af selskabsdokumenterne.