Der er blevet vedtaget en kontrolpakke d. 12. maj 2020. Der er dermed sket ændringer i selskabs- og virksomhedslovgivningen ift. udarbejdelse og opbevarings af selskabsdokumenter. I samme ombæring har Erhvervsstyrelsen fået flere kontrolbeføjelser.
Definitionen på selskabsdokumenter jf. §5 nr. 30 i selskabsloven lyder ” De dokumenter og bilag, som et kapitalselskab er forpligtet til at lade udarbejde i henhold til denne lov eller regler fastsat i medfør heraf.”
Selskabsdokumenter kunne eksempelvis være stiftelsesdokumenter, vedtægter, generalforsamlingsprotokollater, vurderingsberetninger med flere.
Selskabsdokumenter og bilag skal opbevares i 5 år fra udgangen af regnskabsåret, som dokumentet vedrører. Det er direktionens ansvar at disse dokumenter opbevares, men bestyrelsen har ansvar for at kontrollere at opbevaringen sker på en tilfredsstillende måde.
Det kræves, at opbevaringen sker på betryggende vis, hvilket betyder, at der i rimeligt omfang beskyttes mod tyveri, brand eller anden utilsigtet bortskaffelse eller ødelæggelse.
Hvis man vælger at opbevare selskabsdokumenterne elektronisk, kræves det, at der løbende tages backup af selskabsdokumenterne.
Hvis selskabet eller virksomheden ophører, har den senest registreret direktion pligt til at opbevare dokumenterne i 5 år fra udgangen af regnskabsåret, som selskabsdokumenterne vedrører.
Hvis der er tale om et selskab opløses ved likvidation, er det den registreret likvidator, der har pligten til opbevaring af dokumenterne.
Hvis et selskab går konkurs, vil det være den senest registreret direktion, der har pligten til opbevaring af selskabsdokumenterne.
Erhvervsstyrelsen kan ved accept fra skifteretten foretage tvangsopløsning i følgende tilfælde.
Kontrolpakken er gældende fra 1. januar 2021. Bestemmelserne omhandlende opbevaring af dokumenter, har virkning for dokumenter, der udarbejder i regnskabsåret der begynder 1. januar 2021 eller senere.
Har du spørgsmål? Vi hjælper dig gerne. Du er naturligvis velkommen til at kontakte os for uddybning og svar på spørgsmål.
Skanderborg Revision
Registreret revisionsanpartsselskab
Godthåbsvej 23-25
8660 Skanderborg
CVR: 3060 7236
Oksbøl Revision
Registreret revisionsanpartsselskab
Hybenvangen 14
6840 Oksbøl
Tlf.: 86 52 12 11
E-mail: info@skanrev.dk
Dorthe mobil: 40 92 71 64
Dorthe e-mail: dk@skanrev.dk
Emil mobil: 42 71 28 69
Emil e-mail: ebs@skanrev.dk